Temel e-Fatura ile Ticari e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Müşterinize bir e-fatura gönderdiniz, birkaç gün sonra telefon geliyor: "Bu faturada fiyat yanlış, kabul etmiyoruz." Peki şimdi ne olacak? Fatura sistemde geri çevrilebilir mi, yoksa itiraz için noter mi gerekir?

Bu sorunun cevabı, faturayı keserken seçtiğiniz senaryoya bağlıdır. E-fatura sisteminde en sık kullanılan iki senaryo vardır: temel e-fatura ve ticari e-fatura. Aynı faturayı bu ikisinden biriyle göndermek, alıcının kabul, ret ve itiraz haklarını nasıl kullanacağını doğrudan değiştirir. Bu yazıda iki senaryo arasındaki farkları Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) resmî kılavuzlarına dayanarak anlatıyoruz.

Not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. İşletmenize uygun senaryo seçimi için mali müşavirinize danışın.

e-Fatura Senaryosu Nedir?

Senaryo, bir e-faturanın hangi süreçle işleyeceğini belirten bilgidir. GİB'in UBL-TR Kod Listelerine göre bu bilgi faturanın içindeki ProfileID alanında tutulur ve "dokümanın ait olduğu süreci" tanımlar.

İki temel değer şunlardır:

• TEMELFATURA: Temel fatura sürecini belirtir.
• TICARIFATURA: Ticari fatura sürecini belirtir.

Senaryo, faturanın tipiyle karıştırılmamalıdır. GİB'in e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzunda senaryo (temel/ticari) ve fatura tipi (ör. satış veya iade) ayrı alanlar olarak seçilir. Yani "iade faturası" bir fatura tipidir; temel ya da ticari ise o faturanın izleyeceği süreçtir.

Temel e-Fatura Nedir?

Temel e-fatura senaryosunda fatura, GİB sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna iletilir ve alıcıdan sistem içinde bir yanıt beklenmez.

GİB'in Temel Fatura İptal Portalı Kılavuzu bunu açıkça söyler: temel senaryoda düzenlenen faturalara sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı dönülemez.

Temel e-Faturada İptal ve İtiraz Nasıl Yapılır?

Temel faturada iki ayrı yol vardır:

1. İptal talebi: Faturanın tarafları, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde e-Fatura İptal/İtiraz Portalı üzerinden, mali mühür veya e-imzayla iptal talebi oluşturabilir. Karşı taraf onaylamadıkça fatura sistemde geçerli fatura olarak kalır. 8 günü aşan sürelerde portal talep oluşturmaya izin vermez.
2. İtiraz: Aynı 8 günlük süre içinde yalnızca harici yollarla yapılır: noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta (KEP) ile.

Ticari e-Fatura Nedir?

Ticari e-fatura senaryosunda alıcı, gelen faturaya sistem üzerinden yanıt verebilir. GİB'in e-Fatura Portalı Kullanım Kılavuzuna göre bu senaryoyla gönderilen faturaların kabul edilmesi veya reddedilmesi mümkündür.

GİB'in Sıkça Sorulan Sorular tablosu bu senaryonun amacını da anlatır: ticari hayatta sık görülen faturaya itirazın sistem içinden yapılabilmesi ve olası bir anlaşmazlıkta ispat aracı olarak kullanılabilmesi. Aynı kaynağa göre bu senaryo, tarafların önceden anlaşması, yani faturaya itiraz edilebileceğini peşinen kabul etmesi kaydıyla kullanılır.

Kabul ve Ret Akışı Nasıl İşler?

1. Satıcı faturayı ticari senaryoyla gönderir.
2. Alıcı faturayı inceler ve sistem üzerinden kabul ya da ret yanıtı verir.
3. Yanıt, fatura gibi GİB üzerinden satıcıya iletilir ve ispatlayıcı iz sistemde tutulur.

8 Günlük Süre

GİB'in e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzuna göre ticari faturaya, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde sistem üzerinden ret uygulama yanıtı verilebilir. Kılavuz, ticari faturada iptal işleminin de bu ret yanıtıyla yapıldığını belirtir.

GİB SSS'ye göre bu süre içinde yanıt verilmezse alıcı faturayı kabul etmiş sayılır ve sistem artık yanıt oluşturmaya izin vermez.

Unutmayın: Ticari faturada da harici itiraz yolu kapanmış değildir. GİB kılavuzuna göre itiraz, 8 gün içinde sistemden ret yanıtıyla ya da noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP gibi harici yollarla yapılabilir.

8 Günlük Süre Nereden Geliyor?

Sürenin kaynağı Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesidir. Maddenin 2. fıkrası şöyle der: "Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır."

Harici itiraz yolları ise aynı kanunun 18. maddesinin 3. fıkrasında sayılır: noter, taahhütlü mektup, telgraf ve güvenli elektronik imzalı KEP.

Ayrıca 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin V.10 bölümüne göre e-belgelere ilişkin bu ihbar, ihtar ve iptal işlemlerinin, GİB kılavuzunda belirtilen usul ve sürelerde GİB sistemine elektronik olarak bildirilmesi zorunludur.

Temel ve Ticari e-Fatura Karşılaştırma Tablosu

Doğru Senaryoyu Seçme Rehberi

Senaryo seçimi bir alışkanlık değil, müşteriyle olan ilişkinizin bir yansıması olmalıdır. Karar verirken şu üç soruyu sorun:

1. Müşterinizle Ne Kadar Yakın Çalışıyorsunuz?

Düzenli, karşılıklı mutabakatla çalıştığınız bir müşteride faturanın sistem içinden onaylanması iki taraf için de kayıt kolaylığı sağlayabilir. Kaynaklara göre ticari senaryonun ön koşulu zaten tarafların bu konuda önceden anlaşmasıdır.

2. Sözleşmeniz Ne Diyor?

Fatura itirazı ve onay süreci sözleşmenizde tanımlıysa, senaryoyu buna göre seçmek anlaşmazlık riskini azaltır. Ticari senaryonun GİB'e göre bir amacı da anlaşmazlık durumunda ispat aracı sunmaktır.

3. Fatura Düzeltme ve İade Ne Sıklıkla Yaşanıyor?

Fiyat, miktar veya kalem hatalarının sık konuşulduğu bir ilişkide, alıcının hızla ret yanıtı verebilmesi süreci netleştirebilir. Malın geri gelmesi ise ayrı bir konudur: iade, senaryodan bağımsız olarak fatura tipi ile ifade edilir.

İpucu: Hangi müşteride hangi senaryoyu kullanacağınızı mali müşavirinizle birlikte belirleyin ve ekibinizdeki herkesin aynı kuralı uygulamasını sağlayın.

Sık Yapılan Hatalar

• 8 günü kaçırmak: Hem ticari faturada ret yanıtı hem de temel faturada portal iptali, faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günle sınırlıdır.
• Temel faturaya sistemden ret beklemek: Temel senaryoda sistem üzerinden ret yanıtı yoktur; itiraz harici yollarla yapılır.
• Telefonla itirazı yeterli saymak: Kanunda sayılan yollar noter, taahhütlü mektup, telgraf ve KEP'tir.
• Harici itirazı bildirmemek: 509 Sıra No.lu Tebliğ, bu işlemlerin GİB sistemine bildirilmesini zorunlu tutar.
• Ticari senaryoyu habersiz kullanmak: GİB'e göre bu senaryo tarafların önceden anlaşması kaydıyla kullanılır.
• Senaryo ile fatura tipini karıştırmak: "İade" bir fatura tipidir, senaryo değildir.

Kestiğiniz ve aldığınız e-faturaları yasal süre boyunca saklamanız da gerekir; ayrıntılar için e-fatura saklama zorunluluğu ve süresi yazımıza göz atın. Alıcınız e-fatura sistemine kayıtlı değilse senaryo değil, e-arşiv fatura gündeme gelir; bunun için e-arşiv programında olması gereken özellikleri inceleyebilirsiniz.

Muhasebe360'ta e-Fatura Desteği

Muhasebe360, e-fatura işlemlerinizi muhasebenizin içinden yürütmenizi sağlar:

• Tek programda e-dönüşüm: E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye işlemlerinizi Muhasebe360 içinden yürütürsünüz.
• Otomatik e-fatura yönlendirmesi: Alıcının mükellefiyet durumuna göre belge türü kendiliğinden seçilir.
• Fatura taslakları: Faturayı taslak olarak görüntüleyip sonra kesebilirsiniz.
• Geçişte danışmanlık: E-faturaya geçiş sürecinde yol gösteriyor, mali mührünüz veya e-imzanızla entegrasyon işlemlerini biz yürütüyoruz.
• Şeffaf kontör: Kesilen her e-fatura veya e-arşiv faturası 1 kontör kullanır (kalem sayısı çok olan bazı faturalar 2–3 kontör harcayabilir); kontörlerin son kullanma tarihi yoktur.

Ayrıntılar için E-Fatura sayfasına ve Özellikler sayfasına, merak ettikleriniz için Sıkça Sorulan Sorular sayfasına göz atabilirsiniz.

Sonuç: Senaryo, Faturanın Kaderini Belirler

Temel ve ticari e-fatura arasındaki fark, alıcının faturaya nasıl yanıt verebileceğidir. Kısaca:

1. Temel e-fatura: Sistem içi kabul/ret yok; 8 gün içinde portaldan iptal talebi, itiraz için harici yollar.
2. Ticari e-fatura: Alıcı 8 gün içinde sistemden kabul veya ret yanıtı verir; harici itiraz yolu da açıktır.
3. Seçim: Müşteri ilişkiniz, sözleşmeniz ve tarafların ön mutabakatı belirleyicidir.

E-fatura sürecinizi muhasebenizle aynı ekranda yönetmek isterseniz Muhasebe360'ı kendi faturalarınızla deneyebilirsiniz.