Cari Hesap Defteri Nasıl Tutulur? Borç-Alacak Takibi için Adım Adım Rehber

"Ahmet Bey'in bize ne kadar borcu kalmıştı?" Bu soruya cevap vermek için faturaları tek tek çevirip banka hareketlerini taramak zorunda kalıyorsanız, sorun müşteride değil, cari hesap düzenindedir.

İyi tutulmuş bir cari hesap defteri, her firmayla aranızdaki borç-alacak durumunu tek satırda söyler. Bu rehberde cari hesabın mantığını, örnek bir hareket dökümünü ve kaydı programla tutmanın adımlarını sade bir dille anlatıyoruz.

Cari Hesap Nedir?

Cari hesap, işletmenin vadeli çalıştığı her müşteri ve tedarikçi için ayrı ayrı tuttuğu borç-alacak kaydıdır. "Cari" kelimesi, hesabın sürekli işlediğini anlatır: her fatura, tahsilat, ödeme ve iade bakiyeyi değiştirir.

İki temel cari türü vardır:

• Müşteri carisi: Size borçlananlar. Sattığınız malın ya da hizmetin bedelini takip edersiniz.
• Tedarikçi carisi: Sizin borçlandıklarınız. Aldığınız malın ya da hizmetin ödemesini takip edersiniz.

Tekdüzen hesap planında karşılığı: Ticari alacaklar için en bilinen hesap 120 Alıcılar, ticari borçlar için 320 Satıcılar hesabıdır. 120 normalde borç, 320 ise alacak bakiyesi verir. Resmî kayıtlardaki hesap seçimini mali müşaviriniz yapar; ön muhasebede sizin işiniz hareketleri eksiksiz ve doğru firmaya işlemektir.

Cari Kartta Neler Bulunmalı?

Cari hesap bir cari kartla başlar. Kart ne kadar eksiksizse, faturadan ekstreye kadar her adım o kadar hızlı ilerler.

Bir cari kartta en az şunlar olmalıdır:

1. Ünvan veya ad soyad (faturadaki yazımla birebir aynı)
2. Vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası ve vergi dairesi
3. Adres, telefon ve e-posta
4. Cari türü: müşteri, tedarikçi veya her ikisi
5. Varsayılan vade (ör. 30 gün) ve varsa risk limiti
6. Yetkili kişi ve gerekiyorsa banka bilgileri

İpucu: Yeni kart açmadan önce vergi numarasıyla arama yapın. Aynı firmaya ikinci kart açılmasının en kolay önlemi budur.

Borç ve Alacak Kayıt Mantığı

Cari hesabın bütün mantığı iki sütundadır: borç ve alacak. Hangi işlemin hangi sütuna yazılacağını bir kez oturttuğunuzda geri kalanı kendiliğinden gelir.

Müşteri Carisinde

• Satış faturası kestiğinizde müşteri borçlandırılır.
• Tahsilat yaptığınızda (nakit, havale, kart, çek) müşteri alacaklandırılır.
• Müşteriden iade aldığınızda müşteri alacaklandırılır.

Tedarikçi Carisinde

Burada mantık tersine döner:

• Alış faturası geldiğinde tedarikçi alacaklandırılır.
• Tedarikçiye ödeme yaptığınızda tedarikçi borçlandırılır.
• Tedarikçiye iade yaptığınızda tedarikçi borçlandırılır.

Örnek Cari Hareket Dökümü

Aşağıda bir müşterinin bir aylık cari hareketleri görülüyor. Rakamlar tamamen örnektir.

Sağlamasını yapalım: 21.500 − 14.500 = 7.000 TL borç bakiyesi. Yani müşterinin ay sonunda size 7.000 TL borcu var.

Kural: Her satırdaki bakiye, bir önceki bakiyeye borcu ekleyip alacağı çıkararak bulunur. Toplam borç ile toplam alacak arasındaki fark, son satırdaki bakiyeyle mutlaka aynı olmalıdır.

Defterde veya Elektronik Tabloda Tutmanın Sınırları

Az sayıda müşterisi olan bir işletme işe kâğıt defterle ya da elektronik tabloyla başlayabilir. Ancak hareket sayısı arttıkça şu sorunlar kaçınılmaz olur:

• Çift giriş: Fatura bir yerde kesilir, cariye ayrıca elle yazılır.
• Formül hataları: Bir satır eklenince bakiye formülü kayar ve fark edilmez.
• Vade görünmez: Hangi faturanın vadesinin geçtiğini görmek için tabloyu tek tek taramanız gerekir.
• Tek kişiye bağımlılık: Dosya bir bilgisayarda durur, aynı anda tek kişi güncelleyebilir.
• Ekstre zahmeti: Müşteriye göndermek için her seferinde ayrı bir döküm hazırlarsınız.

Programla Cari Hesap Tutmanın Adımları

Bir ön muhasebe programında cari hesap ayrı bir iş değildir; fatura, tahsilat ve ödeme kayıtlarının doğal sonucudur. Düzeni kurmak için şu adımları izleyin:

1. Cari kartları açın. Mevcut müşteri ve tedarikçilerinizi vergi numarasıyla tanımlayın.
2. Açılış bakiyelerini girin. Geçiş tarihindeki borç-alacak durumunu her kart için bir kez işleyin.
3. Faturayı cari kartla kesin. Satış ve alış faturası ilgili cariye bağlandığında bakiye kendiliğinden güncellenir.
4. Tahsilat ve ödemeyi aynı gün işleyin. Kasa, banka veya POS hareketini doğru cariye ve mümkünse ilgili faturaya bağlayın. Banka hareketlerinin nasıl aktarıldığını banka entegrasyonu yazımızda anlattık.
5. Haftalık kontrol yapın. Vadesi geçen alacakları ve beklenmedik büyüyen bakiyeleri gözden geçirin.

Cari Ekstre ve Mutabakat

Cari ekstre, bir firmayla aranızdaki hareketlerin seçilen tarih aralığındaki kalem kalem dökümüdür. Yukarıdaki örnek tablo aslında bir ekstredir.

Ekstrenin en önemli kullanım alanı mutabakattır: dökümü karşı tarafa gönderir, bakiyenin onların kayıtlarıyla aynı olup olmadığını teyit edersiniz. Fark çıkarsa genellikle sebep şunlardan biridir:

• Bir tarafa ulaşmamış ya da geç işlenmiş bir fatura,
• Yanlış cariye işlenmiş bir tahsilat veya ödeme,
• Unutulmuş bir iade ya da fiyat farkı faturası.

Mutabakatın ay sonu kapanıştaki yerini ay sonu muhasebe işlemleri yazımızda, düzenli kontrol alışkanlığını ise fatura ve gelir-gider takibi rehberimizde ele aldık.

Vade ve Gecikme Takibi

Bakiye "ne kadar" sorusunu cevaplar; vade ise "ne zaman" sorusunu. 7.000 TL'lik bir alacağın vadesi gelecek ay da olabilir, iki ay önce geçmiş de.

Vade takibini sağlam tutmak için:

• Her faturaya vade tarihi yazın; cari kartın varsayılan vadesi burada işinizi kolaylaştırır.
• Alacakları vadesi gelen ve vadesi geçen olarak ayrı listeleyin.
• Gecikmeyi gün sayısıyla izleyin: 10 gün geciken ile 90 gün geciken alacak aynı aksiyonu gerektirmez.
• Vadesi yaklaşan müşteriye önceden hatırlatma gönderin; tahsilatı kolaylaştırmak için uzaktan ödeme seçeneklerini POS sayfamızda inceleyebilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

1. Aynı Firmaya İki Kart Açmak

"ABC Ltd." ve "ABC Limited Şirketi" iki ayrı kart olarak açılırsa fatura birine, tahsilat diğerine düşer. Sonuç: bir kartta hayalî alacak, diğerinde hayalî fazla ödeme. Vergi numarası tekil anahtar olarak kullanılmalıdır.

2. Kısmi Tahsilatı Yanlış Faturaya İşlemek

Müşteri iki açık faturasından eskisini kapatmak için ödeme yaptıysa tahsilatı yeni faturaya bağlamak, vadesi geçen alacağı gizler. Toplam bakiye doğru görünse de gecikme raporu yanıltır. Tahsilatın hangi faturaya ait olduğunu açıklamaya ya da dekonta bakarak netleştirin.

3. İadeyi Unutmak

Müşteri malı iade etti ama iade faturası cariye işlenmediyse, müşteri ödemediği bir borç için hatırlatma alır. Bu hem ilişkiyi zedeler hem de mutabakatta fark çıkarır. İadeyi, malın geri geldiği gün kaydedin.

Muhasebe360'ta Cari Hesap Takibi

Muhasebe360'ta cari hesap, fatura ve tahsilat kayıtlarınızla birlikte tek panelde işler:

• Müşteri ve tedarikçi kartları: Her carinin borç, alacak ve bakiye durumunu anlık izlersiniz.
• Cari hesap ekstresi: Seçtiğiniz cari için tarih aralıklı, kalem kalem döküm alırsınız.
• Genel bakiye: Tüm carilerin borç-alacak durumunu tek tabloda görür, kimin ne kadar geciktiğini izlersiniz.
• Alacaklar ve borçlar: Vadesi gelen ve geçen kalemler tek ekrandadır; taksitli alacakta kaç taksit kaldığı yazar.
• Ekstre gönderimi: Cari ekstresini müşterinize doğrudan panelden iletirsiniz.

Başka bir programdan geçiyorsanız verilerinizi aktarıyoruz. Tüm özellikleri Özellikler sayfasında, e-belge tarafını e-fatura sayfasında inceleyebilirsiniz.

Sonuç: Doğru Cari, Doğru Nakit Planı Demektir

Cari hesap defteri tutmanın özü basittir: her firmaya tek kart, her harekete doğru sütun, her faturaya bir vade. Müşteride fatura borçlandırır, tahsilat alacaklandırır; tedarikçide mantık tersine döner.

Kısacası:

1. Cari kartları eksiksiz ve tekil açın.
2. Faturayı, tahsilatı ve iadeyi aynı gün işleyin.
3. Ekstreyle düzenli mutabakat yapın, vadesi geçeni ayrı izleyin.

Bu düzeni elle kurmak yerine kayıtların kendiliğinden bakiyeye dönüştüğü bir programla çalışmak isterseniz, Muhasebe360'ı kendi carilerinizle deneyebilirsiniz.